郵便 重要書類。 書類の配達において最速なのは郵便以外でどんな方法があるのか

【手紙/書類/写真】国際郵便で手紙を送る方法と留意点

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信書が送れるサービス比較 特定信書便(後述)は一般的な書類の配送では料金が高いですが、配送スピードはピカイチです。 緊急性がある場合は便利です。 通常は日本郵便を利用することになりますが一般郵便物の他にも便利なサービスがあるので、それぞれの特徴を比較して使い分けることが経費削減のコツ。 一般的な書類の配送サービスも合わせて比較しました。 定形定形外郵便物料金表 種類 重さ 料金 定形郵便物 25g以内 84円 50g以内 94円 定形外郵便物 50g以内 120円 100g以内 140円 150g以内 210円 250g以内 250円 500g以内 390円 1kg以内 580円 速達料金 290円~ 新特急郵便料金 4㎏以内 834円 簡易書留料金 320円 信書の配送は認可業者のみ 総務大臣の認可を受けた業者でないと信書を配送することは出来ません。 根拠は無いのですがA4サイズの書類はなるべく折らず、定形外で郵送する方が印象が良いです。 A5サイズ、または二つ折りにしても問題のない書類ならスマートレターの利用が安くてお得です。 折れ曲がっては困るものはクリアファイルに挟む、天候が怪しい時は書類用のビニール袋に入れるなどの一手間を惜しまないことです。 届いた書類がクシャクシャだったり濡れていたりすると、クライアントからの評価が低下しかねません。 ちょっとした心遣いがあなたの評価を上げます。 小さな書類ならミニレター(62円)という選択肢もありますが、こちらはビジネスではオススメできません。 安いのでヤミ金などの督促にも使われているようです。 重要書類は特殊扱いをプラス、又はレターパックなどを利用 契約書など重要な書類はオプションサービスを利用しましょう。 速達、配達日指定、書留などがあります。 ただしオプションの追加で料金が一定額以上になる場合は他のサービスを利用したほうが安い場合もあります。 レターパックは追跡サービスがあり、速達扱い、3kgまでと4kgまでとかさばる書類でもOK。 クライアントに手渡しのプラスは510円、受け箱投函のライトは360円です。 50gまでの定形外郵便物を速達で差し出すと郵便料金は400円ですが、レターパックライトなら3kgまでOKで360円!追跡サービスもあるので、クライアント宅に到着したかどうか確認後、電話やメールですぐに打ち合わせも可能ですね。 普通郵便ではちょっと。 という書類の郵送にはお得で便利です。 商品と一緒に納品書、領収書を配送する場合に便利なネコポス 納品書や領収書は信書です。 通常は認可事業者でないと配送は出来ません。 しかしネットショップの商品配送などに関連するものなら宅配便などに同封することが出来ます。 別の封筒に入れる場合は封をせず、開封可能の状態にする必要があります。 封をする必要がある場合は信書便として別の方法で配送しなければいけません。 (郵便法第4条第3項) レターパックでは入らない小さな荷物と納品書、領収書などを同封して配送するならネコポスが便利。 料金は数量などの条件によって個別に設定されますが全国一律料金で上限は378円とお得です。 追跡サービスもあり配送状況の確認が出来ます。 荷物の受取の確認が必要な場合は宅急便コンパクトが便利です。 2種類の専用BOX(税込65円)をヤマト運輸直営店、又は宅急便取扱店で購入して利用します。 料金は差し出し地と到着地、数などで個別に設定され、割引もあります。 緊急に配送したい場合は特定信書便で ソクハイ、By-Q、佐川飛脚便など特定信書便事業者のサービスを利用すると料金は格段に高くなりますが引受から受け取りまで3時間以内に配送が可能です。 soumu. pdf 新特急郵便 利用可能地域限定、事前の登録、継続利用など制約がありますが、手紙(定形郵便物または定形外郵便物)が対象。 おおむね午前中の差し出しで、当日午後5時ころまでに配達されます。 電話1本で集荷。 利用可能な地域 札幌市内 (南区の一部を除きます。 ) 東京都区内 名古屋市内 大阪市内 福岡市内 (島しょを除き、引き受けは中央区および博多区に限ります。 同じ書類なのに…信書の定義 例えば履歴書は信書でも有り、信書ではない。 というややこしい事態が起こります。 それは信書の定義が 「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」 というなんともわかりにくい表現であることにもあります。 法人あての文書も信書に該当します。 就職希望者が履歴書を会社に送付する際は信書ですが、不採用で履歴書のみを返送する場合は信書ではありません。 しかし合否通知と一緒に返送すると信書になります。 ???ですね。 大きさや重量、重要度などに応じてスマートレターやクリックポスト、レターパックなどの利用も。 それぞれの特徴を確認して状況に応じて選択することが経費削減のコツ。 ただし安さだけに目を向けずクライアントの信用や評価を上げる使い方をすることも重要です。 過去記事でもフリーランスの経費削減に役立つサービスについて書きましたが、信書の扱いについてわかりにくいという声をいただきましたので改めてまとめました。 ではこちらの記事とカブる部分が多いですが、信書OKの日本郵便のサービス。 更にクリックポストの詳細は日本郵便のその他のお得なサービスについてはをどうぞ。 ご参考まで。 soumu.

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郵便受付簿のテンプレート|無料でダウンロードできます、Excelで作成

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思ったよりも早く配送してもらえることに驚き! 海外へ書類を送る時はもっと時間がかかると思っていたのですが、東アジアやアメリカ、ヨーロッパの主要都市なら翌日~翌々日に届けることも可能なのですね。 届ける場所によって所要日数は異なるので、発送前に確認しておきましょう。 損害補償制度もあるため、重要な書類も安心して送ることができますね。 ただしすべての国で取り扱っているわけではないため、注意が必要です。 早く書類を届けたい時の手段が知りたい!海外に大至急送りたい場合の方法は? EMSよりも早く書類を送ることは難しい EMSよりも早くとなると難しいですね。 郵便局で相談なされてその「3日の午後便」扱いの郵便最終受付締め時間が、貴方が行ける局で何時なのかを問い合わせてみるといいかもしれませんね。 可能性ですが、例えば3日夜に出来上がった書類をEMSで直ちに発送準備し、その足で4日の深夜に大阪国際郵便局で出されると間に合うかもしれません。 関空に行かずとも、各地域区分局や新大阪局などでは前述通り締め時間が遅いので、6日に届けられる可能性が残っています。 伝票などはわかりやすく、ミスがないように書く これらの方法はミス無くスムーズかつ遅延などが無い場合でのみ可能でしょうから、締め時間などは先に問い合わせておくべきですし、貴方が書かれるであろうEMS書状用伝票と専用封筒にあるCN22 CN23になるなら別途用意 を完璧に、そして誰が見てもミスらないように相手国をハッキリ大きく書いておく必要がありますよ。 幸いなことに、あちらはー8時間ぐらいでしょうから、まだ僅かに余裕はあるかもしれません。 さらにFAXやPDFでの前送もしておいた方がいいでしょうね。 出来ることは出来るだけ事前にやっておくべきです。 引用元- 郵便局に電話などで締め時間を確認しておいて 大至急送りたい書類がある場合、いつまでに出せば最短の便で出せるのか郵便局で確認するようにしましょう。 郵便局によって締め時間が異なるので、注意必要です。 また伝票にミスがあると元も子もないので、念入りに確認しておいてくださいね。 【重要】気を付ける注意点は!?海外に書類を送る時のポイントについて! 配送にかかる日数と料金を確認する 送付するときは日数と料金を確認 海外に送付する時ですが、送付するときに何日間かかるのかをまず確認し、料金を確認する必要があるでしょう。 特に、発展途上国に送る場合などは、送付までの日数が不確定になりがちです。 信頼できる発送先を選び、書類を送付しましょう。 受取人に追跡番号を知らせておく トラッキングナンバーを相手に伝えておく 海外向けの送付サービスの多くは、トラッキングナンバーと呼ばれる追跡番号が発送時にわかるようになっています。 このトラッキングナンバーは、インターネットのホームページで書類の所在が追跡できるので便利です。 受取人にもトラッキングナンバーを通知することにより、相手でも書類の所在が確認できますので、必ず通知しましょう。 書類がなかなか届かない場合にもトラッキングナンバーを業者へ伝えて照会することによって、書類の所在を確認することができます。 引用元- 到着までの日数の確認を忘れないで 急ぎの書類でない場合も、到着までにかかる日数の確認は忘れないようにしましょう。 想像以上に時間がかかってしまい、困ることになるとも限りません。 また書類を無事に相手先に届けるためにも、信頼できる発送先を選択してくださいね。 海外へ無事に届くか不安だけど大丈夫??重要な書類が心配なとき! 貿易商社などのサービスは、99. 9%安全 貿易商社などは相手国のサービスの違いなどで複数のサービスを使い分けていますが、基本的に大差はないと思います。 重要な書類ということですが、紛失しては絶対困るということだと思いますが確率的には99. 9%安全としかいいようがありません。 各会社の担当者にサービスの内容を問い合わせれてから、スペインの(都市名)なら日本からどの空港経由で何日くらいかかるという内容をお聞きになるのがいいかと思います。 当然各社オンラインで輸送状況の確認が出来るようになっています。 国際ハンドキャリーサービスもある それでも不安なら 国際ハンドキャリーサービスというのがあります。 これは私も利用したことがありませんが料金は高そうです。 引用元-.

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書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

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通知する主な内容には下記のようなものがあります。 ・用件を知らせる ・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる ・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる ・送付する枚数、数量を知らせる 補足説明をする 決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。 その他にも 書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数が、実際に届いた内容と枚数と異なる場合に、相手先から問合せがあり、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、FAX操作ミスなどで誤って別の相手先にFAX文書が届いたときは、FAX送り状を見た別の相手先から誤送信を教えてもらえることもあります。 書類送付状の使用例 書類送付状を使う場面はさまざまですが、下記のテンプレートがあるとスムーズに進めることができるでしょう。 ・一般的な書類送付状 ・請求書の書類送付状 ・領収書の書類送付状 ・FAX文書の送信案内状 書類送付状はパソコンなどで作成する場合がほとんどで、手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 また、メールに書類を添付して送付することもあり、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。 どの書類送付状でも抑えるべきポイント ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。 送信年月日 2. 相手先会社名・氏名 3. 書類作成者会社名・氏名 4. 頭語と結語 5. 挨拶文 6. 記、以上 7. 送付内容 基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。 送信年月日 送信年月日は、送付状の右上に記載します。 ビジネス文書において日付は必ず右上になります。 いつ書類を送ったのか、ひと目でわかるように、必ず記載しましょう。 記載する時は、西暦、和暦どちらでも構いませんが、他の書類と統一させておきましょう。 日付のない送信状は、いつ書類を送ったのか分からずトラブルのもとになるので、注意が必要です。 相手先会社名・氏名 送り先の相手先会社名と氏名は、送付状の左上に記載します。 送り先の相手の社名や氏名は、相手先から名刺を頂いた場合は名刺を元に記載します。 必要であれば部署名も記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるので注意しましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 頭語と結語 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。 結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。 書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。 その他には、謹啓、敬具などもあります。 挨拶文 書類送付状の書き出しは、いきなり本題に入るのではなくワンクッションおき、挨拶文を入れます。 ビジネス文章で使われる、「拝啓」「謹啓」を使い挨拶文を入れます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後は一文字あけて続けるのが基本です。 挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがあります。 ですが、季節を表す挨拶文は季節ごとに合わせて変えなくてはいけないので、上記のテンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくなります。 挨拶文のワンクッションを入れた後に、見て欲しい箇所や説明などの本題へと入りましょう。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 例文の差出人について 下記の情報を載せます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文のタイトルについて 書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。 上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」の組合せが良く使われています。 その他には、「謹啓」「敬具」なども使われます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は不要です。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。 上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。 たとえば、 「添付書類 レイアウト図 1枚」 「送付書類 請求書 1枚」 「添付書類 見積書 1枚」など。 送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。 「送付内容 CD-ROM 1枚」など。 例文の備考欄について 送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。 営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。 たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。 何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。 請求書に同封する書類送付状 請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。 請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。 また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。 こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。 例文の備考欄について 送付する書類に関する補足説明があれば、備考欄に記載します。 請求書の書類送付状の場合は、振込先情報(口座や名義)がここに記載されている場合もあります。 ・恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。 領収書に同封する書類送付状 領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。 請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄(宛名、住所)が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 敬具」 ・添付書類:領収書 ( 月分) 3枚 ・ご利用明細: 「領収書No. 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の明細について 複数の領収書を同時に送る場合には、書類送付状に明細を記載して送るのが一般的です。 一枚の場合は、明細欄自体が不要です。 例文の備考欄について 明細などに補足説明があれば、備考欄に記載します。 営業担当者が送る場合は、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。 封筒のマナー 郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。 相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。 請求書や納品書、見積書など多くの書類の郵送によく使われています。 選ぶ時は、封をするためのノリやテープがついているものだと便利です。 また、送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒(宛名部分が窓開きになっているもの)を選ぶといいでしょう。 書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くことができます。 セロ窓付き封筒を使う場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合は、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けます。 送付する書類の種類に合わせて、中身が透けにくい二重構造や裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。 重要な契約書など、折り目を入れたくない書類送付に使われることが多く、利用頻度は高いタイプです。 角形2号は、定形外郵便になり、4kgまでの郵送をすることができます。 (0〜50gまで120円、4kgは1,180円) レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる 料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。 その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。 書類在中スタンプがあると良い 手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。 100円ショップでも販売されています。 見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。 先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。 横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。 宛名には担当者名を 大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。 相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。 おもて面の書き方 郵便番号・住所 郵便番号は、封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。 記入枠のない場合は、123-4567のように数字で封筒の右上に書きましょう。 送付先住所は、郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて記入します。 記入する時は、都道府県から記入するようにしましょう。 郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県から市区町村までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たるので、きちんと都道府県から書きましょう。 宛名 送付先会社名は、住所より一文字分下げて書き始めます。 会社名は正式名称で、(株)などと省略せずに書きます。 担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置に封筒の中央に書きます。 書く時は、会社名より一回り大きな文字で書きましょう。 個人名が不明の場合は、「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。 うら面の書き方 封筒のうら面に継ぎ目がある場合の住所を書く位置は、継ぎ目の下部右側に書きます。 郵便番号は住所の上に横書きで正しく書きましょう。 氏名は、封筒の継ぎ目の左側に下揃えにして書きます。 会社名や部署名がある場合は、継ぎ目の左側からに会社名、部署名、氏名の順に書いていきます。 左側上部には、送付日を書きましょう。 また、封筒の封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。 他にも、封じ目には「封」や「緘」があります。 封筒のうら面に継ぎ目がない場合は、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。 また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きます。 書類によってはクリアファイルに入れる 角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。 封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。 クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。 レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。 メールでの書類送付方法 メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。 メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。 また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。 紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。 デジタル書類なら、収納も保存も楽です。 送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。 早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を 本日発送いたしましたのでお知らせいたします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、 ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 今後とも宜しくお願い申し上げます。 書類送付の際はその旨を件名につけます。 【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。 例文の宛名について 本文の書式はビジネス書式で作ります。 宛名については、 ・会社名や株式会社は省略しない。 ・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG 例文の本文について 送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。 ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。 したがって、以下の点は省略することが一般的です。 ・文面に日付は書かなくて良い ・タイトルは件名につけ、本文にはつけない ・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない ・時候の挨拶は書かない ・書き出しの一文字空けはしない ・「記」「以上」をつけない メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。 書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。 行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。 例文の問い合わせ先について 送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。 書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。 メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。 FAXでの書類送付方法 FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。 この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。 その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。 なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。 ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。 相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。 用紙サイズについて FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。 A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 下記の書類をお送りします。 ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 上記の例文のように簡単な挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合は、下記の例文を参考にしてください。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使い、時候の挨拶は必要ありません。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 例文の差出人情報について FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。 1)会社名 2)住所、電話番号、FAX番号 3)担当部署名 4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。 例文の送信日、送信枚数について FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。 先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。 ・送信枚数 枚(送付案内状を含む) ・送信枚数 枚(この送付状を除く) などと記載します。 例文の備考欄について FAX送信する文書の内容(説明)を備考欄に書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。 正しい書類送付の方法をマスターしましょう.

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