ガント チャート エクセル 作り方。 Googleスプレッドシートでのガントチャートの作り方と注意点

【グラフ編】エクセルでガントチャートをつくる方法(Excel2010)

ガント チャート エクセル 作り方

はじめに 本題に入る前に、この記事がおすすめな人を挙げてみます。 仕事でプロジェクトに携わる機会がある人• 個人のタスク管理をしっかり行いたい人• 条件付き書式の実用的なテクニックを学びたい人 そもそもガントチャートとは? ざっくり言うと、 プロジェクト管理を行なうための表です。 1910年代に、アメリカ人の機械工学者であり経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントによって考案された。 プロジェクトを管理するために、プロジェクトの各段階を細かく作業単位まで展開し Work Breakdown Structureを参照 Tree構造で階層表示、全体の作業の流れおよび進捗状況を表したものである。 縦軸でWork Breakdown Structureを表し作業内容・担当・開始日・終了日・作業間の関連等を置き、横軸に日時(時間)をとって、横棒で行う期間及び進捗状況等を視覚的に示した図である。 各作業の開始・終了時期、作業の流れ、進捗状況などが把握しやすくプロジェクト管理者やメンバーにとって非常に有効な管理手段である。 引用元: この表に必要な要素はまとめると、以下のとおりですね。 縦軸 縦軸は、少なくとも次の4つは必須ですね。 開始日• 終了日 その他、必要に応じて「作業間の関連」などの追加要素を入れると良いですよ。 私は、各タスクの「ステータス」や、「開始日」「終了日」を「予定」と「実績」でそれぞれ設けることが多いですね。 なお、一番のキーポイントは WBSで作業内容を実行するイメージが担当者間で共通認識となるレベルまで階層化・分解することが重要です。 WBSとは? WBSは Work Breakdown Structureの略で、「作業分解構成図」とも言われます。 プロジェクトを理解し管理する上で、プロジェクトの各工程を各担当者の作業レベルまで展開し木構造にまとめたものである。 どのレベルまで展開するかはプロジェクトの全メンバーが作業内容を「具体的に〇〇をする」と理解出来るレベルまでに分解するのが理想であるが、最低でも作業担当者とプロジェクト管理者の理解が得られるレベルまでは必要である。 引用元: 一般的には、 タスクを大・中・小の3階層程度に細分化します。 たとえば、「ダイエットする」というプロジェクトを例としてWBSを考えてみたのが、次の内容です。 3階層目の内容は、より具体的なタスクになっていることがわかりますね。 このように、実際のタスク群を進捗管理できる粒度まで細分化してあげると良いですよ。 横軸 横軸は管理しやすい時系列が必要です。 時系列(日時や週など) あとは、タスクごとに横棒や記号などで予定や進捗状況を表せばガントチャートといえますね。 ガントチャートをエクセルで作成するメリット 実は、ガントチャートは専用ソフトが複数出ており、機能面は明らかにエクセルよりも上でしょう。 Microsoft自体も、 「Microsoft Project」というプロジェクト管理を行なうための専用ソフトを販売しているくらいですし、フリーソフトでもいっぱいあります。 しかし、エクセルだからこそのメリットもあります。 一例として挙げていくとこんな感じです。 会社で自由に有料ソフトの購入やフリーソフトのダウンロードができない場合でもエクセルならノープロブレム• 自由度が高く、プロジェクトメンバー間でカスタムが用意• 会社をまたぐプロジェクトでも共有の制約はない 特に、一番上の例は、ある程度大きな会社だと「あるある」だと思います。 (私の会社もそうです) よほど決済権を持っているか、上司を説得するだけの材料を用意する材料がないと厳しいですね。 であれば、 エクセルでさくっとガントチャートをつくれちゃえば、万事解決です! エクセルでガントチャートを作成する4つの方法 実は、このガントチャート、豊富な機能を持つエクセルは大別して4つの方法で作成することができちゃいます。 グラフ• 条件付き書式• マクロ(VBA) それぞれ一長一短ありますが、ガントチャートを良くメンテナンスされる方が使う機能や理解できる機能を選ぶことがおすすめですね。 今回は、 3の条件付き書式で作成する方法について解説していきます。 この塗りつぶしは条件付き書式の中にAND関数を用いて、条件に該当する場合のみ自動的に塗りつぶすように設定します。 前提 最初に予めガントチャートのもととなる表を用意しておきましょう。 最低限、縦軸に必要な要素は下記の通りです。 タスク名• 開始日• 終了日 横軸は、プロジェクトの期間に該当する日付を用意しましょう。 ここまでが、条件付き書式でガントチャートを作成する上での最低限必要な要素です。 実際のプロジェクトマネジメント上は、先述のとおり、期間や担当者などの要素もあると良いですね。 では、実際のガントチャート部分の解説に移っていきましょう! 条件付き書式とAND関数を組み合わせよう! ガントチャート部分のセルに塗りつぶしをするための条件付き書式は、 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」のボックスの中にAND関数を入れます。 この関数で、セルを塗りつぶしするかどうかを判定しますよ。 詳しい手順は以下のとおりです。 【STEP2】条件付き書式「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を設定 「新しい書式ルール」ダイアログが表示されました。 ポイントは、 「名前ボックス」(A1セルの上のボックスのこと)に表示されたセル番地がAND関数の数式をセットするセルとなりますので、このセルを規準にセル参照しましょう。 絶対参照・相対参照がよくわからない方はこちらの記事をどうぞ。 【補足】「開始日」以上かつ「終了日」以下かをAND関数で判定する AND関数の中身自体がいまいち良くわからない方向けに補足しておきますね。 該当日(名前ボックスのセルの日付)が各タスクの「開始日」~「終了日」の期間中に該当するかどうかの判定をAND関数で行っています。 つまり、設定しておいたオレンジにセルが塗りつぶしされるというわけです。 完成! これで、 ガントチャート部分に該当するセルは、C・D列の「開始日」「終了日」の値に応じてオレンジに塗りつぶしされるようになりました! さいごに 条件付き書式で表現するガントチャートは グラフに近い見栄えにすることができますね。 また、他の条件付き書式を組み合わせると土日祝などの休みはグレーアウトするなど、意外と柔軟に表現することができます。 ただ、 注意しないといけないのは、条件付き書式はセル上には条件が載っていないので、条件付き書式のルール側を見に行かないとどんな仕組みになっているかが第三者にはわかりにくいです。 場合によっては、条件などを明記しておくなど、関係者が混乱しないように配慮しておくと良いですね。 あと、もちろん何度も言いますが、 ガントチャートは進捗確認をいかに日々していくかが最重要事項なので、こちらもお忘れなく徹底しましょうね。 (上記リンクから登録フォームへ遷移します) 上記工程で作成したサンプルファイルです。 詳細は以下の記事をご参照の上、購入されるかご判断くださいね。

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エクセルガントチャート5つの作り方

ガント チャート エクセル 作り方

何かのプロジェクトにおいて複数の人と同時並行で仕事を進める時は、進捗が適切に管理できていなければプロジェクトが遅延してしまう場合があります。 原因としては、必要なタスクを忘れていたり、必要なタスクに人を充てていたがトラブルで遅延したりする事が挙げられます。 そのような場合を未然に防ぐ策の1つとして、ガントチャートを活用する事が出来ます。 ガントチャートソフトは無料で配布されているものもあれば、有料で配布されているものもあります。 また、エクセルで作っている方もいます。 関数で作っている方もいれば、VBAでマクロを作成している方もいます。 今回は、ExcelのVBAを使ってガントチャートを描画するマクロを作成しました。 その作り方を紹介します。 ソースコードも書いているので簡単に作れますので、 「どうやってコードを書けばいいんだろう?」と悩んでいる方は是非ご覧ください。 必要なタスクをもれなく挙げ、1つ1つのタスクの関係性を考慮して実行計画を立てる。 それら1つ1つのタスクを日程通りに完遂する。 こんな感じでタスクを管理してプロジェクトを成功させていく必要がありますよね。 したがって、ガントチャートで最低限管理したい項目は下記の6項目です。 進捗が悪ければ、計画を立て直す必要もあります。 管理項目をシートに配置する 先ほどの6項目を含むように、エクセルのシートを調整します。 また、プロジェクトの工程を細分化し、タスクレベルまで内容を分解して記載します。 形は自由ですが、最低限の6項目が含まれていればどのような形式でも問題ないと思います。 計画バーをVBAで描画する VBAで計画バーを描画してみます。 計画バーを描画するためには、「開始予定日」と「終了予定日」の日付を取得し、その日付に対応した計画バーを行く必要があります。 そのコード例を示します。 こちらをVBAの標準モジュールに記載します。 Cells 4, Columns. Count. End xlToLeft. Cells Rows. Count, 5. End xlUp. Cells 4, WorksheetFunction. Match. Cells i, 7 ,. Range. Cells 4, 1 ,. Cells 4, WorksheetFunction. Match. Cells i, 8 ,. Range. Cells 4, 1 ,. Cells i, st. Cells i, en. Height 'バーの高さ方向の幅 With. Shapes. AddShape msoShapeRectangle, xStart, yStart, xEnd - xStart, y 'オートシェイプでバーを追加. Fill. ForeColor. Line. ForeColor. 開始日予定日と終了予定日に対応するセルをカレンダーから特定する。 開始予定日と終了予定日までのバーをオートシェイプで描画する。 もし開始実績日や終了実績日が見つからない場合は、エラー処理を行う。 となります。 例えば、記入された日付がカレンダー上で見つからない場合、日付が入力されていない場合などはエラーが出たり、思い通りの動きをしません。 実際に自分で作ったマクロを運用するためには、様々なエラーを想定して必要なエラー処理を入れておく必要があります。 上のマクロを実行すると次のような画面になります。 5行目から22行目までのタスクや分類項目について、開始予定日と開始予定日に対応した計画バーが描画できました。 実績データを記入する プロジェクト管理には、一つ一つのタスクの進捗管理が非常に重要です。 そのためには、実績データをまとめていく必要があります。 計画バーと同様に実績バーも描画するために、実績データを入力しましょう。 着手した日を開始日、完了した日を完了日として記入します。 実績バーをVBAで描画する 予定バーを参考にして作成してみてください。 「開始実績日」と「終了実績日」の日付を取得し、その日付に対応した実績バーを行く必要があります。 大まかな動きは、 1. 開始日実績日と終了実績日に対応するセルをカレンダーから特定する。 開始実績日と終了実績日までのバーをオートシェイプで描画する。 もし開始実績日や終了実績日が見つからない場合は、エラー処理を行う。 となります。

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【Excelグラフ】ガントチャートの作り方と日付を入れる方法

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Excelでのガントチャートの作成手順 プロジェクトの進捗管理に便利なガントチャートをご存知でしょうか。 ガントチャートは縦軸にタスク(作業項目)、横軸に時間を設定したプロジェクトの進捗を管理する表です。 システム開発の現場では以前からガントチャートは利用されてきました。 ガントチャートは特別なツールがなくてもExcelで作成できます。 この記事ではExcelでガントチャートを作成する方法を解説します。 ガントチャートについて知りたい方はの記事をご覧ください。 タスクの洗い出しと親子関係の整理 早速、ガントチャートの作成手順について解説していきましょう。 まずは、プロジェクトを完成させるために必要なタスクを洗い出します。 これがガントチャートの縦軸になります。 はじめ大まかなタスクに分けていきます。 大まかなタスクに分けたら、各タスクをさらに細かく分けていきます。 ちょうど大まかなタスクを「親タスク」、さらに分解したタスクが「子タスク」の関係になるようにします。 タスクをどこまで細かく分類していくのか、ということに頭を悩ませる方も多いですが、そのタスクを行う担当者と話し合い、分類の粒度を決めていくとよいでしょう。 タスクの分類が終わったら、上から順番に並び替えます。 親タスクという大分類、子タスクという小分類に分類すると以下の図のようになります。 タスクを分類し、並び替えた状態だけでも「WBS」と呼ばれるツールになります。 上記の図に「担当者」「開始日」「終了日」を入力すればそれだけでプロジェクトの進捗を管理できます。 ガントチャートは時間軸を横にとることで、より直感的にプロジェクトの進捗状態がわかるようになります。 タスクの洗い出し、並び替えまで行いました。 この時点でタスクに抜けや漏れがないかを十分に検討しましょう。 あとで抜けていたタスクを追加しようとするとExcelを作り直す手間が発生するのでこの時にしっかりと見直すように注意してください。 各タスクの所要時間を見積もる タスクの洗い出しと並び替えが終わったら、各タスクの所要日数(工数)を見積もります。 ギリギリで見積もると納期が遅れる原因になります。 とはいえ、余裕を持たせすぎても遊んでしまう時間が発生してしまうので工数はできるだけ正確に、妥当な数字を出すようにしましょう。 各タスクの開始日と終了日を設定する 所要日数の見積もりが終わったら、次はタスクの開始日と終了日を入力します。 所要時間の横の列に順に記入すると分かりやすいでしょう。 終了日の記入ですが、手入力よりも「開始日+所要日数」という計算式を入れておくことをオススメします。 途中で工数が変わった時に、終了日も自動的に修正してくるので、変更時の入力漏れを防ぐことができるからです。 開始日の記入日に気をつけてほしいのが、タスク間の関係性です。 Aというタスクが終わらないと着手できないタスクもあるかもしれません。 ここでミスをすると大幅な進捗遅れの原因になります。 チーム内でよく話し合い、吟味するようにしてください。 タスクの担当者を割り当てる 次に、各タスクの担当者を記入していきます。 タスクの開始日に注意しながら担当を決めていきますが、なるべく特定の人にタスクが偏らないように注意したいところです。 タスクが誰かに集中すると、その担当者の負担が増えるだけでなく、もしその人が病気になってしまったり、他のプロジェクトに工数を取られたりすることがあった時に、進捗全体に与える影響が大きくなります。 理想通りにいかないのが現実ですが、なるべく偏りのないように担当者を決めていきましょう。 横軸に日付を入力し条件付き書式でグラフ化する 開始日と終了日、担当者が決まったら横軸にグラフを作成していきます。 図形を挿入して棒グラフを作成してもよいのですが、今回は条件付き書式を利用して、自動的にセルを塗りつぶして作成する手順を紹介します。 下の図を見てください。 対象のセル自身の日付が「開始日以後で、かつ終了日以前」であればセルに色を塗ります。 「$」記号を使えば1つのセルに式を入力し、セルに選択して左下にカーソルを合わせた時に表示される「+」マークをドラッグ&ドロップしていけば表全体に条件付き書式が入力されます。 この手法であれば、開始日や終了日がプロジェクト中に変更になっても自動的に棒グラフを変更してくれるので、入力の手間が省けて大変便利です。 問題がないか確認をする 棒グラフの記入までできたら、問題がないかを確認します。 上記の計算式で作成された棒グラフがおおむね左上から右下へ流れるようになっていれば上手くできている可能性が高いです。 内容を精査して本当に実現可能なスケジュールかをもう一度確認しましょう。 担当者で絞り込みをしてみて、スケジュールが重なっていたら要注意です。 タスクが個人に偏って無理が生じているかもしれません。 また、この計算式で作成した場合土日や祝日も工数に含まれてしまいます。 休日の日数を考慮して、所要日数を調整するようにしましょう。 Excelでのガントチャート作成の注意点 次に、Excelでガントチャートを作成する際の注意点を説明します。 条件付き書式を利用する場合、ファイルが壊れないように注意が必要 条件付き書式で計算式を用いるとセル同士が参照しているので、誤操作でセルを消してしまうと所要日数が正確に計算されない可能性があります。 ファイルの取り扱いには注意が必要です。 一部の管理者のみがファイルの編集を行うなど、ロックをかけておくとよいでしょう。 また、計算式の小さな誤りは気づきにくいものです。 入力ミスに誰も気づかずにプロジェクトが進み、気付いたら大きな進捗の遅れが生じている、ということもあります。 管理者はガントチャートが正確に機能しているかを定期的にチェックするとよいでしょう。 更新を控えるためにできるだけ、予め入念な計画をたてる エクセルで作成したガントチャートは更新するのに手間がかかります。 できるだけ誤操作やファイルの破損が行いように取り扱いに注意をするとともに、ファイル自体を定期的にバックアップを取っておくとよいでしょう。 できるだけ更新せずにすむためにも作成の初期段階でタスクの洗いだしや順序を決めるときに、十分に検討することが重要です。 しかし、プロジェクトに変更はつきもの。 どれだけ入念に計画を立ててもタスクの追加やスケジュールの変更は避けられません。 エクセルで作ったガントチャートは、誤操作やファイルの破損が起きないように気をつけて管理するようにしましょう。 Jootoを使えばいますぐガントチャートが作成可能 Jootoでは、タスクの洗い出し、開始日と終了日の入力、担当者などをボード形式で直感的に作成できます。 タスクを作成し、期限を入力すれば自動でガントチャートを作成してくれるので大変便利です。 もちろんスケジュールの変更にも対応できます。 Excelで作るガントチャートも便利ですがプロジェクトの変更に柔軟に、直感的に対応できるのがJootoのメリットです。 プロジェクトの進捗管理ツールを探している方はぜひ、チェックしてください。

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